Interview mit Herrn Olaf Czinna von der SEB Steuerberatung
Herr Czinna, wir kennen uns nun schon einige Zeit und ich durfte Sie und Ihren Kollegen, Herrn StB. Robin Kersten von der SEB Steuerberatungsgesellschaft mbH in Neubrandenburg im März 2023 bei
uns in Köln begrüßen. Sie hatten sich damals auf den Termin sehr gut vorbereitet und ein sehr umfangreiches Fragenpaket zum Thema Lohnoutsourcing mitgebracht. Sie legten großen Wert auf qualitativ hochwertige und zuverlässige Lohnabrechnung für ihre Mandaten. Nach unserem Vorort Termin haben Sie sich viel Zeit genommen, um alles zu überdenken. Um so mehr freut es uns, dass Sie sich 2024 schlussendlich für die Zusammenarbeit mit Convotis entschieden haben. Nachdem wir nun seit über einem Jahre zusammenarbeiten, möchte ich Ihnen an dieser Stelle einige Fragen stellen.
Frage: Herr Czinna, auf ihrer Kanzlei Webseite beschreiben sie sehr schön die Philosophie der Kanzlei. Besonders hervorgehoben werden die Punkte Sicherheit, Erfolg und Beziehungen. Wie verstehen Sie das?
Diese 3 Punkte gelten sowohl für die Entwicklung unserer Mandanten als auch der Mitarbeitenden.
Mandanten: Wir wollen, dass unsere Mandanten auch über ihr unternehmerisches Tun hinaus Sicherheit haben, das gilt insbesondere für ihre finanzielle Absicherung z.B. für das Alter. Da dies Themen sind, die auch in familiäre Belange reichen, ist eine gute und offene Beziehung zu den Mandanten wichtig.
Mitarbeitende: Im Rahmen unseres Nachhaltigkeitsversprechens gehen wir unseren Mitarbeitenden gegenüber Verpflichtungen ein. Wir fördern und entwickeln jeden ganzheitlich: sozial, methodisch und fachlich.
Frage: Die Lohnbuchhaltung stellt für viele Kanzleien eine besondere Herausforderung dar. Permanente Entwicklung im Bereich des Regelwerks gepaart mit den Herausforderungen Lohnbuchhaltung. Wie sehen Sie das?
Das Lohnmandat ist das „Einfalls – oder Ausfallstor“ in ein Vollmandat. Falsche Lohnabrechnungen führen zum Ärger der Arbeitnehmer bei ihren Arbeitgebern, die den Ärger natürlich an den Steuerberater weitergeben.
Eine falsche Umsatzsteuervoranmeldung kann daher eher verziehen werden – eine falsche Lohnabrechnung eher nicht.
Frage: Was hat Sie motiviert, über die Verlagerung der Lohnbuchhaltung nachzudenken?
Ganz praktisch gesagt – Personalmangel. Um unsere Lohnabrechnungen erstellen zu können benötigen wir ca. 1,5 – 2 Planstellen. Da aber auch Urlaubs- und Krankheitszeiten überbückt werden müssen, war die Absicherung der Lohnabrechnungen langfristig nicht mehr zu gewährleisten. Außerdem zeigen die Erfahrungen, auch bei anderen Berufskollegen, das viele Steuerfachangestellte das Thema „Lohn“ nicht mögen. Bei Convotis gibt es ja mittlerweile ein großes Team von Mitarbeitenden, die sich nur mit dem Thema Lohn beschäftigen. Deshalb war eine Auslagerung dieser Dienstleistung zwangsläufig.
Frage: Warum haben Sie sich für Convotis entschieden?
Wir haben einfach mal am Markt recherchiert und rumgefragt und sind so auf Convotis gestoßen. Das ursprüngliche Gespräch mit Herrn Otto hat uns dann gezeigt, dass wir an den richtigen Partner geraten sind. Außerdem war die Aussage, eine Lohnabrechnung kostet Betrag X (und nicht jede Leistung kostet extra) für uns mit ein Entscheidungskriterium. Natürlich war für uns auch entscheidend, dass die Abrechnungen „auf unserem System“ laufen und es damit keine Sollbruchstellen für Informationen und Daten gibt.
Frage: Welche Erfahrungen bzw. Erkenntnisse haben Sie gemacht bzw. gewonnen?
Für die Entscheidung haben wir Zeit gebraucht. Ich meine, dass zwischen dem ersten Kennenlerntermin und der endgültigen Übergabe gut 1,5 Jahre gelegen haben. Natürlich bedurfte es einer intensiven Vorbereitung (Daten klären und aufbereiten, Abläufe besprechen etc.) Nach einer doch relativ kurzen Übergangsphase laufen die Abrechnungen störungsfrei durch.
Frage: Wenn Sie nach einer Zeit der Zusammenarbeit zurückschauen, wie bewerten Sie Ihre Entscheidung?
Wir haben unsere Entscheidung nicht bereut, sondern eher im Gegenteil: warum haben wir es nicht früher gemacht? Wir freuen uns auf eine weitere gute Zusammenarbeit.
Ich danke Ihnen vielmals für dieses Gespräch und wir freuen uns auf eine weitere gute und konstruktive Zusammenarbeit im Sinne der Kanzlei, ihren Mandaten und dem gesamten Team.